Arsip Tak Tertata, Reputasi Organisasi pun Hancur

LensaKalbar – Arsip merupakan pusat ingatan setiap organisasi pemerintah. Apabila kurang atau bahkan tidak tertata dengan baik, maka akan berdampak negatif pada reputasinya di mata publik.

“Dalam melaksanakan tugas dan fungsi pemerintahan, keberadaan arsip sebagai bukti tertulis, mempunya arti yang sangat penting, yaitu membantu kelancaran aktivitas organisasi,” kata Drs Marchues Afen, Asisten III Administrasi Umum, Sekretariat Daerah (Setda) Kabupaten Sintang, ketika membuka Bimtek Kearsipan, di Balai Praja, Kantor Bupati Sintang, kemarin.

Afen menjelaskan, arsip sebagai sarana komunikasi secara tertulis dan dapat dijadikan bahan rekomendasi, alat pengingat serta bantuan bagi pemimpin dalam menentukan kebijaksanaan dalam organisasi.

“Kearsipan merupakan suatu proses penciptaan, penerimaan, pengumpulan pengaturan,pengendalian, pemeliharaan dan perawatan, penyimpanan berkas menurut sistem tertentu,” terang Afen.

Menurutnya, arsip dapat menjamin keselamatan dan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan serta pelaksanaan penyelengaraan kegiatan pemerintah serta meningkatkan kualitas pelayanan publik.

“Saya berharap Bimtek ini dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip secara dinamis,” papar Afen.

Di tempat yang sama, Kepala Sub Direktorat Daerah 1A Arsip Nasional RI, Abdullah Haris Muhammad Ali SH MSI menjelaskan, berdasarkan UU 43/2009, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media.

“Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemeritah daerah, lembaga pendidikan, perushaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan  dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,” papar Haris.

Arsip, tambah dia, dibagi menjadi dua. Pertama, arsip dinamis, yakni arsip yang dipergunakan langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama waktu tertentu. Kedua, arsip statis, yakni arsip yang dihasilkan oleh pencipta karena  memiliki nilai guna kesejarahan.

“Pengaturan dan penyimpanan arsip harus logis dan sistematis. Bisa menggunakan nomor atau huruf atau kombinasi nomor dan huruf. Ini penting sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Jadi gampang saat pencarian,” tutup Haris.