Dispusip Mempawah Gelar Bimtek Penyusunan JRA

LensaKalbar – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispussip) Kabupaten Mempawah menggelar kegiatan Bimbingan Teknis penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Acara dibuka langsung oleh Bupati Mempawah, Erlina, Selasa (25/6/2010) di Wisma Chandramidi Mempawah.

“Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, mengisyaratkan bahwa penyelamatan arsip menjadi tanggungjawab pemerintah dan masyarakat,” ucap Erlina di awal sambutannya.

Oleh karenanya, Erlina mengatakan kegiatan ini bertujuan untuk menjamin terciptanya arsip, ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta terwujudnya pengelolaan arsip yang handal untuk perlindungan kepentingan negara.

“Jangan sampai arsip outentik yang menggambarkan nilai penting sejarah tersebut akan hilang, tidak diketahui keberadaannya dan luput dari upaya perlindungan dan penyelamatan,” ujar Erlina.

Untuk mencapai tujuan tersebut, Erlina mengungkapkan ada 4 pilar yang harus kita pedomani dan laksanakan, yakni tata naskah dinas, kode klasifikasi arsip, sistem klasifikasi keamanan arsip dan akses arsip serta Jadwal Retensi Arsip (JRA) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Mempawah.

“Saya sangat mendukung kegiatan JRA ini, karena dengan tersusunnya dan ditetapkannya JRA Pemerintah Kabupaten Mempawah telah melaksanakan kewajiban, sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009. Juga saya minta setiap OPD dapat melaksanakan kewajiban yakni penyusutan arsip yang merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip,” harapnya.

Selain itu, menurut Erlina agar dapat terciptanya motivasi pengelola arsip di lingkungan OPD, maka Dispusip dapat melakukan penilaian pengelolaan arsip secara rutin ke seluruh OPD. Dan juga melaksanakan pembinaan yang berkesinambungan.

“Saya meminta hasil penilaian arsip OPD dapat diteruskan kepada saya selaku Bupati, sehingga saya dapat mengetahui OPD mana saja yang sudah atau belum memberikan perhatian terhadap pengelolaan arsipnya,” tegasnya.

Bila perlu, Erlina mengatakan Ia akan memberikan reward berupa penghargaan terhadap OPD yang benar-benar taat aturan dalam pengelolaan arsipnya. “Hal ini perlu saya tegaskan mengingat tata kelola arsip yang sesuai standar merupakan salah satu indikator dari tata kepemerintahan yang baik,” tukasnya.

Sementara itu, Kepala Dispusip Kabupaten Mempawah, Johana Sari Margiani mengatakan tujuan dilaksanakannya kegiatan ini agar dapat melaksanakan kegiatan penyusutan arsip di lingkungan OPD Kabupaten Mempawah secara sistimatis dan rutin.

Lanjut Johana, disamping itu juga dapat membangun sumber daya pengelola arsip yang memiliki pengetahuan dasar dan teknis penyusutan Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan meningkatkan kualitas pengelola kearsipan.

Johana menambahkan, dari hasil audit kearsipan eksternal tahun 2017 dan 2018 yang dilakukan oleh tim pengawasan kearsipan Provinsi Kalbar, bahwa pengelolaan kearsipan Pemerintah Kabupaten Mempawah pada tahun 2017 mendapat nilai 44,50 atau kategori buruk sedangkan pada tahun 2018 mendapat nilai 52,68 atau masuk kategori kurang. Diantara unsur penilaian yang memiliki esensi wajib untuk dilakukan oleh seluruh OPD adalah belum disusunnya atau ditetapkannya JRA dengan suatu peraturan Bupati.

“Dimana secara prosedural JRA yang sudah disusun ini harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari arsip nasional RI, sebelum ditetapkannya menjadi Peraturan Bupati,” ungkapnya.

Nara sumber dalam kegiatan Bimtek ini adalah pejabat dari Dispusip Provinsi Kalbar yang membidangi kearsipan dan jabatan fungsional arsiparis Provinsi. Yang diikuti oleh 30 orang peserta yang berasal dari 21 OPD dan 9 pejabat pengelola arsip kecamatan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Mempawah.

Dengan materi yang diberikan antara lain, Manajemen Jadwal Retensi Arsip, JRA fasilitatif non kepegawaian dan non keuangan serta pedoman penilaian arsip bagi instansi pemerintah, badan usaha dan swasta. (Humpro)